Vánoční večírek v 10 krocích

06.12.2019 00:00

Vánoční večírky! Pro mnohé zlatý hřeb společenského dění v roce, pro jiné noční můra. Ve většině případů se postoj k nim odvíjí od toho, na jaké straně pořadatelské barikády stojíte. Pokud na vás letos padl los a vás čeká zařizování večírku, pak pro vás máme pár tipů, jak uspět a hladce se doklouzat až do cíle.

Některé naše tipy vám jistě přijdou jako notorické opakování, jenomže znáte to: opakování je matka moudrosti.

1. Najděte vhodné datum
Vhodné datum je naprosto nejzásadnější věcí, kterou musíte vyřešit. Předvánoční čas je velmi rušný a mnoho vašich kolegů bude mít jistě velmi rychle nabitý kalendář. Zeptejte se proto kolegů s dostatečným předstihem na to, jaké datum by jim vyhovovalo.

Abyste si udrželi přehled o vhodných datech, pošlete kolegům e-mail s otázkou, kdy se jim nejlépe hodí vánoční večírek. E-mail rovnou můžete využít i pro získání informací o speciálních požadavcích hostů a zjištění případných diet a alergií.

2. Zjistěte si, jaký bude rozpočet
Velikost budgetu je to, co určuje celý ráz akce. Na začátku musíte mít jasno, kolik peněz máte a podle toho si určete priority. Rozpočet ovlivní jídlo, místo konání, program, zkrátka úplně všechno.

I s menším rozpočtem můžete uspořádat krásný a nezapomenutelný večírek, který si všichni užijí. Jen si musíte vše dobře naplánovat. I tak si ale nechte tak 10 % rezervu na nečekané výdaje, jak známo, ďábel nikdy nespí. Když vše proběhne hladce, můžete pak na akci například navýšit budget na baru.

3. Jak bude večírek probíhat
Chcete uspořádat večeři pouze pro zaměstnance, pozvete i jejich partnery, nebo se chystáte na celodenní výjezd? To všechno je třeba promyslet, výsledná cena se bude lišit i podle toho, jestli budete večírek zajišťovat sami či prostřednictvím agentury.

Agentura pro vás udělá akci na klíč a vy jen dojedete na místo, když budete večírek plánovat sami, znamená to pro vás úsporu peněz, ale časově je taková akce hodně náročná. Klíčem k úspěchu je tedy výběr správných partnerů na catering i program.

4. Jaká lokace bude nej?
Najít vhodné místo někdy bývá oříšek, ta nejlepší bývají často obsazená. Pokud nemáte ve firmě vlastní prostor je nutné se do výběru místa pustit s předstihem. Rozhoduje počet hostů, cena za pronájem a také lokalita. Nikomu se nebude chtít z večírku jet domů hodiny.

Do vybraných podniků se zajděte osobně podívat a ptejte se na všechno, co vás zajímá. Co je v ceně pronájmu, můžete si nechat dovézt vlastní občerstvení, jak je to s úklidem po akci, zajišťují výzdobu, co program…

5. Jaký zvolit program?
Téma a program jsou ruku v ruce. Díky ústřednímu tématu se vám podaří udržet jednotnou linku a vtáhnout všechny do děje. Dbejte na to, aby do sebe vše zapadalo a ladilo. Zábavu vám pomůže rozproudit vystoupení komika, kouzelníka, společenská hra nebo jiná akční zábava.

Nezapomeňte na hudbu, ať se rozhodnete pro kapelu nebo reprodukovanou hudbu, myslete na téma. O tom opět rozhodne rozpočet. V každém případě nezapomeňte vyhradit prostor pro taneční parket.

6. Občerstvení na večírek
Jídlo je na vánočním večírku stejně důležité jako na každé jiné akci. Stejně jako ostatní části večírku i jídlo musí korespondovat se zbytkem akce. Vzhledem k ročnímu období budete pravděpodobně pořádat večírek uvnitř, když se však rozhodnete pro venkovní akci, zajistěte party stany a ohřívače.

Chcete na party rautové stoly s nejrůznějšími dobrotami nebo spíše servírovanou vánoční večeři? Menu proberte s kuchařem, řekněte mu, jaké je téma akce a vylaďte společně občerstvení k dokonalosti. Myslete i na vegetariánskou variantu menu a nejrůznější dietní alternativy. 

7. Co k pití?
Kromě jídla musíte myslet i na pití, právě nápoje ukrojí velkou část rozpočtu. Máte celou řadu možností, jak vyřešit tuto situaci. Tematické koktejly, sekt, svařené víno, vánoční punč, pivo, víno, nealkoholické nápoje.

Natavte si pevný rozpočet a rozhodněte, jak ho budete mezi hosty dělit. Můžete ho nechat otevřený na baru a vyjmout z něj tvrdý alkohol, dát každému kartičky nebo připravit nápoje formou švédského stolu.

8. Detaily, které potěší
Aby byl váš večírek nezapomenutelný, je potřeba ještě něco navíc, připravte pro své hosty drobnosti, které je potěší. Vyhrajte si s výzdobou a kromě hlavního sálu vyzdobte i toalety, šatnu, vchodové dveře, zkrátka všechny prostory, kde se budou hosté pohybovat. Pro hosty připravte dárkové tašky s upomínkovými předměty, jsou přece Vánoce, tak si zaslouží všichni odejít s dárečkem. Hodit se bude i šatna, kde si odloží hosté kabáty.

9. Itinerář
Itinerář celé akce včetně podrobného programu, všech důležitých kontaktů a seznamu hostům udržujte aktuální. Seznamte s ním celý svůj tým.

Dobře připravená akce se může během chvilky stát pohromou, proto si vše ohlídejte díky plánu a podrobnému plánování.

10. Pozvánky
Akci můžete mít krásně naplánovanou, ale nesmíte zapomenout pozvat na ni hosty. S předstihem připravte pozvánky, které jim pošlete. Dejte si na nich záležet a dejte jim všechny informace, které by se jim mohly hodit.

Na pozvánku uveďte

• Adresu večírku
• Program
• Datum
• Čas zahájení
• Čas ukončení
• Téma
• Dress code
• Menu
• Kontaktní údaje na vás a datum, do kdy je třeba potvrdit účast